Exact Online webshopkoppeling
Feilloze communicatie
De Exact Online koppeling van CM Specialist
Ons webshopsysteem CM Shop koppelt je webshop moeiteloos aan Exact Online. Actuele gegevens zoals klant- of voorraadgegevens worden automatisch en direct gesynchroniseerd met je boekhoudprogramma Exact Online en andersom.
De voordelen van Exact Online:
- Prijsafspraken met jouw debiteur
- Orders importeren
- Relaties synchroniseren
Wij kunnen écht álles met Exact Online.
Wat ik met Exact doe, kan ik dat ook met mijn webshop doen?
Meer informatie?
Wil je graag meer informatie of klaar om de stap te zetten? Onze adviseurs gaan graag een vrijblijvend gesprek met je aan.
Contact opnemen Terug naar overzichtExact Online uitbreiden met CM Shop
Exact Online heeft helaas zijn beperkingen, voor e-commerce heb je namelijk meer nodig. Onze koppeling biedt vele extra's, zoals:
- meerdere afbeeldingen toevoegen aan je producten;
- tonen van gerelateerde producten;
- upselling;
- filters;
- tonen van favoriete artikelen.
Ben je zover?
Met ons webshopsysteem CM Shop haal je nog meer uit Exact Online! Je begint met een basispakket, en later breid je gewoon uit.
Alles wat je nodig hebt om te groeien als webshop ligt al bij ons klaar. Voor jou dus een kwestie van kiezen, als je zover bent.
Exact Online: de nr. 1 business software
We hoeven het eigenlijk niet meer te vertellen: Exact Online is dé nr. 1 in software voor ondernemers en accountants is. Het pakket combineert boekhouding en CRM, waardoor je compleet inzicht hebt in je onderneming. Het is ook nog eens een pakket dat volledig naar de wensen van je bedrijf kan worden ingericht.
Daarbij is het ook nog eens het veiligste pakket ter wereld. Met Exact Online heb je een van de veiligste online cloud business boekhoudsoftware ter wereld in huis. Exact Online voldoet namelijk aan de strengste internationale beveiligingsstandaarden.
Deze klanten gingen je voor
De functies van de koppeling met Exact Online
Onze koppeling met Exact Online is het paradepaardje van onze koppelingen!
- Jarenlang doorontwikkeld en compleet voor de B2B webshop en B2C webshop.
- Sluit moeiteloos aan met snelle en volledige synchronisatie.
- Uitgebreide koppeling met eindeloos veel mogelijkheden.
- Aanpassingen en maatwerk voor iedere webshop.
Hieronder zie je een greep uit de modules die onze koppeling je webshop biedt:
Artikelen
- artikelnummer;
- EAN / Barcode;
- afbeeldingen;
- omschrijving;
- extra omschrijving;
- artikelgroep;
- btw-code;
- meerdere talen;
- eenheid en meer...
Relaties
- relatiegegevens;
- contactpersonen;
- adressen;
- aanpassingen van relaties vrijwel direct doorgevoerd via webhooks;
- aparte instellingen voor particulieren en bedrijven;
- grootboekrekening;
- betalingsconditie;
- btw-code verkoop;
- debiteurenrekening;
- uitgebreide instelbare classificaties voor rechten.
Voorraad
- synchronisatie voorraad vrijwel realtime met webhooks;
- fysieke planning uitgaand, planning komend verwerken;
- verwachte voorraad tonen;
- bij synchronisatie van voorraad, aparte voorraden (elders) bij elkaar optellen;
- verschillende magazijnkeuzes;
- uitgebreide voorraadregels toepassen, zoals artikel actief/inactief zetten o.b.v. classificaties;
- pre-order-artikelen anders behandelen;
- wanneer product weer voorradig, e-mail naar klant versturen.
Prijzen
- verkoopprijs;
- kostprijs;
- aanbiedingsprijs (van prijslijst);
- marge voor consumentenprijs;
- prijzen op basis van extra veld;
- formules toepasbaar op prijzen, bijvoorbeeld aanbiedingen.
Extra velden/maatwerk
- kenmerken aan artikelen koppelen;
- artikelen aan de juiste webshopcategorie koppelen;
- specifieke velden bij artikelen, relaties of voorraad aan- of uitzetten;
- vanuit Exact Online aansturen van webshop door bijv. het tonen van een specifiek assortiment
- centraal werken en aansturen vanuit een plek.
Prijsafspraken
- procentuele korting per debiteur op het gehele assortiment;
- vaste prijs per artikel per debiteur;
- prijslijst op basis van artikelgroep;
- algemene korting verwerken als factuurkorting;
- algemene korting verwerken als korting bovenop algemene staffelprijzen;
- specifieke prijslijst voor consumenten.
Orderverwerking
- order direct zichtbaar in Exact Online;
- orders verwerken als verkooporder of verkoopfactuur;
- verkooporders automatisch factureren (wanneer gewenst)
- gewenste bezorgdatum door klant laten kiezen;
- variabele verzendkosten als apart artikel;
- variabele betaalkosten als apart artikel;
- kortingsbonnen als apart artikel;
- nieuwe relatie automatisch aanmaken;
- prijzen op basis van, in of exclusief btw.
Overig
- uitgebreide logboeken van alle imports en exports (artikelen, voorraden, relaties, orders);
- uitgebreide instellingen van artikelen of relaties;
- vrij in te stellen classificaties.
De Exact Online-koppeling van CM Specialist
Je gegevens altijd up-to-date. Voorraad, producten, klantgegevens, orders. Alles wordt netjes gesynchroniseerd. Maar je kunt ook vanuit CM Shop de instellingen van Exact Online regelen.
Alle wijzigingen traceerbaar met het logboek
Van elke import en export wordt een logboek bijgehouden. Denk hierbij aan de artikelen, voorraden, relaties en orders. Zo kun je bijvoorbeeld inzien welke artikelen er zijn geïmporteerd in de webshop. Alle wijzigingen zijn traceerbaar.
Het gemak van de Exact Online-koppeling
Onze Exact Online-koppeling is een uitgebreide, volautomatische koppeling die Exact Online naadloos aansluit op je webshop, waardoor je eenvoudig boekhoudgegevens uitwisselt. Onze Exact Online-koppeling bespaart je een hoop tijd en vermindert de kans op het maken van fouten. Gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en met eindeloos veel mogelijkheden.
Facturen uit Exact Online ontsluiten
Gebruik jij Exact Online en wil je de facturen ontsluiten naar jouw klanten via ons systeem? Met deze uitbreiding is dat nu mogelijk. Op deze manier kunnen ingelogde klanten hun verwerkte facturen inzien en daarnaast ook downloaden als pdf-bestand. Dit gaat zowel om orders die via de webshop gedaan zijn als bijvoorbeeld telefonische orders.
Wanneer er een factuur in Exact Online bestaat en verwerkt is, staat deze aan het klantaccount gekoppeld in ons systeem.
- Overzichtspagina met alle facturen
- Detailpagina met inzage in factuur
Veelgestelde vragen
Exact Online is de basis van je gegevens. Je wilt zoveel mogelijk de waarheid op één plek hebben.
In Exact:
- Maak je artikelen aan,
- Maak je relaties aan,
- Leg je prijsafspraken vast,
- etc.
De informatie die je niet in Exact Online kwijt kunt, vul je aan in ons beheersysteem. Denk bijvoorbeeld aan:
- Uitgebreide artikelomschrijvingen,
- Meerdere productafbeeldingen,
- Bijlages,
- Productvideo's,
- Artikelcategorieën,
- Artikelen die bij elkaar horen in het geval van:
- Upselling (extra groepjes om bij het artikel aan te bieden),
- Meeverkopen (specifieke artikel om bij een artikel aan te bieden, of te tonen in een pop-up bij het toevoegen aan het mandje),
- Series (het grotere broertje of zusje van het artikel),
- Moeder-dochterartikelen (om te kunnen schakelen tussen bijvoorbeeld maten, kleuren, capaciteit, etc.),
- Gerelateerde artikelen (een simpele manier om alleen maten of kleuren te laten zien.
Door opnieuw in te loggen worden alle sleutels om gegevens uit te wisselen met Exact Online ververst. Dit kan je doen door:
- In het CMS te gaan naar Webwinkel > Exact Online > API.
- Kies Uitloggen en klik op Ok.
- Ga naar Webwinkel > Exact Online > Artikelen.
- Je krijgt dan een Pop-up scherm te zien, het kan zijn dat je browser deze blokkeert. In Google Chrome staat dan bijvoorbeeld bovenin het scherm dat er een pop-up is geblokkeerd. Klik daarop.
- Kies voor Pop-ups van deze website altijd toestaan.
- Ga opnieuw naar de Webwinkel > Exact Online > Artikelen pagina.
- Login bij Exact Online en gebruik daar eventueel de 2 traps verificatie voor.
- Ga in het CMS naar Webwinkel > Exact Online > API.
- Klik op Administratie (division) ophalen.
- Kies de juiste en klik op toevoegen.
- Kies opslaan.
Nu zijn de sleutels ververst.
Relaties
Wij halen automatisch 2x per dag alle relaties op. Meestal is dit om 13:00 en om 17:00 (dit kan per project nog afwijken). Als je zelf de klant graag zo snel mogelijk in het systeem wilt hebben kan je het volgende doen.
- Zorg ervoor dat in Exact Online de klant als Online klant staat aangemerkt.
- Ga in het CMS naar Webwinkel > Exact Online > Relaties
- Kies Synchroniseer relaties
- Kies Ok
- Let op, dit kan even duren.
De relaties zijn nu bijgewerkt. Onderin het scherm zie je het resultaat,
Algemene kortingen relaties
Als je ook direct de prijsafspraken wilt toepassen kan je dit doen oplossen door het volgende te doen:
- Zorg ervoor dat in Exact Online de prijsafspraken goed zijn ingesteld.
- Ga in het CMS naar Webwinkel > Exact Online > Prijsafspraken
- Kies Algemene korting relaties verwerken
- Kies Ok
- Let op, dit kan even duren.
De prijsafspraken zijn nu bijgewerkt. Onderin het scherm zie je het resultaat.
Lukt dit niet? Neem dan contact met ons op.
Een keer in de zoveel tijd kan het voorkomen dat de sleutel waarmee we toegang hebben tot de Exact Online database verloopt. Dit kan komen doordat er tegelijk gegevens opgehaald worden, of dat het ophalen van de gegevens te lang duurt en het antwoord te groot is. Als je deze melding krijgt kan je het beste opnieuw inloggen, zie hiervoor de onderstaande vraag.
Het kan zijn dat het proces zichzelf ook oplost. Dat komt omdat het systeem zelf ook opnieuw probeert in te loggen. Dit is afhankelijk van de tweestapsverificatie van de gebruiker bij Exact Online.
Het grootste verschil tussen een verkooporder en een verkoopfactuur is:
- Een verkooporder is nog niet gefactureerd, dat betekent dat je nog geen btw verschuldigd bent.
- Kenmerkgroep aanmaken
Het “Assortiment” in Exact Online waar op gefilterd moet worden, moet ook in het CMS als kenmerkgroep aangemaakt worden. (Webwinkel > Artikelen > Kenmerkgroepen). - Kenmerken aanmaken
In het CMS moeten onder de kenmerkgroep alle onderliggende kenmerken aangemaakt worden, die ook onder het betreffende assortiment staat in Exact Online. (Webwinkel > Artikelen > Kenmerkgroepen > Kleur > Kenmerken) - Kenmerken mappen
Daarna moet in het CMS onder Webwinkel > Exact Online > Instellingen > Klik bovenin op tabblad “Artikelen” > Scroll naar beneden naar “Exact extra velden mappen met kenmerken” de kenmerken en assortimenten “gemapt” worden. Links zijn de kenmerken in het CMS. Rechts de assortimenten in Exact Online. - Kenmerkgroepen koppelen aan categorie
Daarna moet de kenmerkgroep aan de juiste categorie gekoppeld worden, zodat de bezoeker er op kan filteren. (Webwinkel > Artikel categorieën > Kies een categorie > Kenmerkgroepen/Filters en koppel hem daar).
Het systeem probeert automatisch de orders aan te maken in Exact Online. Het kan zijn dat er iets fout kan gaan. Dat heeft vaak met de instellingen van de klant te maken in Exact Online. Iedere keer als er iets fout gaat sturen wij ook een e-mail. Hieronder enkele voorkomende fouten:
Ongeldig: Factuur voor (Type)
Het type relatie staat op dit moment niet goed. Ons systeem mag de order daarom niet aanmaken in Exact Online. Zorg er voor dat de betreffende relatie in Exact Online een klant is. Om een order te verwerken in Exact Online is het belangrijk dat hij als klant is aangemerkt. Als je de relatie bewerkt in Exact Online en kijkt onder Algemeen > Status is de kans groot dat er Geen, Prospect, of Subject gekozen is. Dit moet Klant zijn.
Ook is het van belang dat het vinkje Leverancier niet aangevinkt staat. Na het aanpassen in Exact Online moet de order dan in de volgende run weer verwerkt kunnen worden.
Mandatory: Ordered by
Dit betekent dat we in ons CMS een relatie met een Exact Online ID hebben, maar dat het er op lijkt alsof deze relatie niet meer in Exact Online actief is. We mogen de order niet aanmaken, omdat er iets mis is met de relatie in Exact Online.
Ongeldige referentie artikel / eenheid
Waarschijnlijk staat er op de order een artikel wat niet meer aanwezig is in Exact Online. Maak het artikel aan in Exact Online zodat de order wel kan worden verwerkt.