FAQ Koppeling met Exact Online

Veelgestelde vragen over de koppeling tussen je webshop en Exact Online
Wat doe ik in Exact Online, en wat in het CMS?

Exact Online is de basis van je gegevens. Je wilt zoveel mogelijk de waarheid op één plek hebben. 

In Exact:

  • Maak je artikelen aan,
  • Maak je relaties aan,
  • Leg je prijsafspraken vast,
  • etc.

De informatie die je niet in Exact kwijt kunt, vul je aan in ons beheersysteem. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Uitgebreide artikelomschrijvingen,
  • Meerdere productafbeeldingen,
  • Bijlages,
  • Productvideo's,
  • Artikelcategorieën,
  • Artikelen die bij elkaar horen in het geval van:
    • Upselling (extra groepjes om bij het artikel aan te bieden),
    • Meeverkopen (specifieke artikel om bij een artikel aan te bieden, of te tonen in een pop-up bij het toevoegen aan het mandje),
    • Series (het grotere broertje of zusje van het artikel),
    • Moeder-dochterartikelen (om te kunnen schakelen tussen bijvoorbeeld maten, kleuren, capaciteit, etc.),
    • Gerelateerde artikelen (een simpele manier om alleen maten of kleuren te laten zien.
Opnieuw inloggen

Door opnieuw in te loggen worden alle sleutels om gegevens uit te wisselen met Exact Online ververst. Dit kan je doen door:

  1. In het CMS te gaan naar Webwinkel > Exact > API.
  2. Kies Uitloggen en klik op Ok.
  3. Ga naar Webwinkel > Exact > Artikelen.
  4. Je krijgt dan een Pop-up scherm te zien, het kan zijn dat je browser deze blokkeert. In Google Chrome staat dan bijvoorbeeld bovenin het scherm dat er een popup is geblokkeerd. Klik daarop.
  5. Kies voor Popups van deze website altijd toestaan.
  6. Ga opnieuw naar de Webwinkel > Exact > Artikelen pagina.
  7. Login bij Exact en gebruik daar eventueel de 2 traps verificatie voor.
  8. Ga in het CMS naar Webwinkel > Exact > API.
  9. Klik op Administratie (division) ophalen.
  10. Kies de juiste en klik op toevoegen.
  11. Kies opslaan.

Nu zijn de sleutels ververst.

Ik heb een relatie aangemaakt in Exact, maar ik zie hem nog niet online

Relaties

Wij halen automatisch 2x per dag alle relaties op. Meestal is dit om 13:00 en om 17:00 (dit kan per project nog afwijken). Als je zelf de klant graag zo snel mogelijk in het systeem wilt hebben kan je het volgende doen.

  1. Zorg ervoor dat in Exact de klant als Online klant staat aangemerkt.
  2. Ga in het CMS naar Webwinkel > Exact > Relaties
  3. Kies Synchroniseer relaties
  4. Kies Ok
  5. Let op, dit kan even duren.

De relaties zijn nu bijgewerkt. Onderin het scherm zie je het resultaat,

Algemene kortingen relaties

Als je ook direct de prijsafspraken wilt toepassen kan je dit doen oplossen door het volgende te doen:

  1. Zorg ervoor dat in Exact de prijsafspraken goed zijn ingesteld.
  2. Ga in het CMS naar Webwinkel > Exact > Prijsafspraken
  3. Kies Algemene korting relaties verwerken
  4. Kies Ok
  5. Let op, dit kan even duren.

De prijsafspraken zijn nu bijgewerkt. Onderin het scherm zie je het resultaat.

Lukt dit niet? Neem dan contact met ons op.

Ik krijg een fout: Acquiring token failed: Forbidden request

Een keer in de zoveel tijd kan het voorkomen dat de sleutel waarmee we toegang hebben tot de Exact Online database verloopt. Dit kan komen doordat er tegelijk gegevens opgehaald worden, of dat het ophalen van de gegevens te lang duurt en het antwoord te groot is. Als je deze melding krijgt kan je het beste opnieuw inloggen, zie hiervoor de onderstaande vraag.

Het kan zijn dat het proces zichzelf ook oplost. Dat komt omdat het systeem zelf ook opnieuw probeert in te loggen. Dit is afhankelijk van de tweestapsverificatie van de gebruiker bij Exact Online.

Verkooporder of verkoopfactuur

Het grootste verschil tussen een verkooporder en een verkoopfactuur is:

  • Een verkooporder is nog niet gefactureerd, dat betekend dat je nog geen BTW verschuldigd bent.
Filters en kenmerken koppelen met assortimenten
  1. Kenmerkgroep aanmaken
    Het “Assortiment” in Exact waar op gefilterd moet worden, moet ook in het CMS als kenmerkgroep aangemaakt worden. (Webwinkel > Artikelen > Kenmerkgroepen).
  2. Kenmerken aanmaken
    In het CMS moeten onder de kenmerkgroep alle onderliggende kenmerken aangemaakt worden, die ook onder het betreffende assortiment staat in Exact. (Webwinkel > Artikelen > Kenmerkgroepen > Kleur > Kenmerken)
  3. Kenmerken mappen
    Daarna moet in het CMS onder Webwinkel > Exact > Instellingen > Klik bovenin op tabblad “Artikelen” > Scroll naar beneden naar “Exact extra velden mappen met kenmerken” de kenmerken en assortimenten “gemapt” worden. Links zijn de kenmerken in het CMS. Rechts de assortimenten in Exact Online.
  4. Kenmerkgroepen koppelen aan categorie
    Daarna moet de kenmerkgroep aan de juiste categorie gekoppeld worden zodat de bezoeker er op kan filteren. (Webwinkel > Artikel categorieen > Kies een categorie > Kenmerkgroepen/Filters en koppel hem daar).
Could not connect to Exact: Function requires a numeric expires value

Het lijkt er op (vrijdag 23 april 23:48) dat er een storing is bij Exact Online. Vanaf meerdere machines krijgen we geen verbinding meer via de API van Exact. Het kan zijn dat je deze foutmelding in het CMS terug ziet:

Could not connect to Exact: Function requires a numeric expires value

Wat je kan proberen te doen om het op te lossen is om opnieuw in te loggen. Zie hiervoor de Opnieuw inloggen faq. Als je na het inloggen steeds een wit scherm krijgt is het probleem nog niet opgelost... We moeten helaas wachten op Exact Online.

Ik krijg een fout bij het verwerken van een order

Het systeem probeert automatisch de orders aan te maken in Exact. Het kan zijn dat er iets fout kan gaan. Dat heeft vaak met de instellingen van de klant te maken in Exact. Iedere keer als er iets fout gaat sturen wij ook een e-mail. Hieronder enkele voorkomende fouten:

Ongeldig: Factuur voor (Type)

Het type relatie staat op dit moment niet goed. Ons systeem mag de order daarom niet aanmaken in Exact Online. Zorg er voor dat de betreffende relatie in Exact Online een klant is. Om een order te verwerken in Exact is het belangrijk dat hij als klant is aangemerkt. Als je de relatie bewerkt in Exact en kijkt onder Algemeen > Status is de kans groot dat er Geen, Prospect, of Subject gekozen is. Dit moet Klant zijn.

Ook is het van belang dat het vinkje Leverancier niet aangevinkt staat. Na het aanpassen in Exact moet de order dan in de volgende run weer verwerkt kunnen worden.

Mandatory: Ordered by

Dit betekent dat we in ons CMS een relatie met een Exact ID hebben, maar dat het er op lijkt alsof deze relatie niet meer in Exact actief is. We mogen de order niet aanmaken omdat er iets mis is met de relatie in Exact.

Ongeldige referentie artikel / eenheid

Waarschijnlijk staat er op de order een artikel wat niet meer aanwezig is in Exact. Maak het artikel aan in Exact zodat de order wel kan worden verwerkt.